Come progettare un evento formativo

Organizzare un evento formativo è uno tra i modi migliori per mettere a frutto le proprie competenze, monetizzarle ed entrare in contatto con nuovi potenziali clienti.

Per far sì che il tuo evento risulti efficace e ti garantisca i risultati che ti sei prefissato di raggiungere occorre progettarlo nel migliore dei modi. Una buona pianificazione ti permette infatti di risolvere al volo eventuali problematiche che potresti riscontrare lungo il cammino; inoltre, ti evita di apparire approssimativo e poco professionale agli occhi delle persone che vuoi raggiungere.

Per realizzare un evento di formazione a regola d’arte è necessario tenere bene a mente alcuni semplici punti.

Argomento e finalità del tuo evento formativo

La prima questione che devi porti è perché hai deciso di imbarcarti in questa impresa. La risposta che ti dai è legata a doppio filo all’argomento che hai deciso di trattare, il quale deve essere altamente specifico così da permetterti di far breccia nel pubblico a cui vuoi rivolgerti.

Sia che desideri monetizzare le tue capacità o raggiungere nuovi potenziali clienti, cerca sempre di trattare temi di cui sei esperto e sui quali sei sicuro di poter fornire un valore aggiunto. In questo modo garantirai unicità al tuo evento rendendolo ancora più appetibile e irrinunciabile agli occhi della tua platea di riferimento.

Il pubblico: a chi si rivolge il tuo evento formativo

Una volta decisi argomento e finalità dell’evento, devi individuare l’audience a cui è rivolto e che intendi intercettare. Non potendo raggiungere chiunque, una soluzione efficace è quella di targettizzare il tuo pubblico, individuando una nicchia specifica a cui rivolgerti e sulla quale impostare modo di esposizione e tipologia dei contenuti che intendi trattare.

L’identificazione del target migliore ai tuoi scopi ti è inoltre utile a scegliere la giusta tipologia di evento, la location perfetta nonché a progettare una campagna promozionale e pubblicitaria specifica e mirata.

Evento dal vivo VS evento online

Se fino a qualche anno fa saresti stato obbligato a svolgere il tuo evento di formazione solo dal vivo, con l’ascesa di internet, dei social media e delle nuove tecnologie ora puoi scegliere di tenerlo anche online.

Ognuna delle due soluzioni ha i suoi pro e i suoi contro e devi porre la giusta attenzione nello scegliere quella più congeniale tanto al conseguimento dei tuoi scopi quanto al raggiungimento del tuo audience.

• Un evento formativo dal vivo, sia esso un seminario o un workshop, ti permette di avere un contatto diretto e tangibile con il tuo pubblico. Per quanto tu possa decidere di registrarlo, per i tuoi partecipanti rappresenta un momento unico, oltre che un’occasione di condivisione a loro utile a stringere nuovi contatti interpersonali.
• Un evento formativo online, come a esempio un webinar, ti permette di raggiungere un numero maggiore di persone e dunque allargare il tuo bacino di pubblico. Non essendo vincolato a un luogo fisico, questo formato consente inoltre di abbattere le barriere geografiche, offrendo anche a persone che sarebbero state impossibilitate a prendere parte a un evento dal vivo di parteciparvi.

Se dunque sei interessato ad allargare i tuoi clienti o a promuovere il tuo lavoro sulla sola città di Roma, un evento formativo dal vivo può essere la scelta migliore; se invece il tuo target è più ampio e variegato, comprendendo anche persone di lingua straniera, la via dell’online può essere la prima soluzione da prendere in considerazione.

Durata dell’evento: un fattore da non sottovalutare

Un altro elemento decisivo per la scelta della tipologia del tuo evento di formazione è la sua durata.

Se opti per un workshop di tre giorni tenuto dal vivo devi infatti preventivare tutta una serie di fattori, logistici ed economici, a cui hai la responsabilità di far fronte. Dall’affitto della location al service di accoglienza, questi servizi possono non essere necessari se il tuo evento si svolge invece sul web, sostituiti magari dall’acquisto o dal noleggio di una buona attrezzatura audio e video.

L’importanza della location in un evento formativo dal vivo

Come abbiamo detto, un evento di formazione dal vivo necessita di una location che lo ospiti. La scelta della sede deve essere oculata e rispondere a tutte le necessità di cui il tuo evento ha bisogno.

Tieni dunque bene a mente il numero dei partecipanti e il tema che vuoi esporre, in quanto sono decisivi per la selezione della grandezza e dell’estetica del luogo. Anche la durata dell’evento influisce sulla scelta della location: se prevedi un convegno suddiviso in più giornate, cerca un luogo che garantisca agli ospiti il pernottamento.

Ultimo ma non meno importante, assicurati che la sede da te selezionata sia dotata di un accesso per i disabili, così da garantire a tutti di poter partecipare al tuo convegno.

Servizi indispensabili in un evento di formazione dal vivo

Alla scelta della location segue quella di tutta una serie di servizi indispensabili per la buona riuscita del tuo evento.

In primis hai bisogno di una segreteria efficiente e di un numero adeguato di hostess e steward, il cui compito è quello di accogliere i partecipanti e soddisfare le loro esigenze. Più i tuoi ospiti si sentiranno coccolati, più attenzione presteranno a ciò che gli dirai sul palco.

Un evento che si rispetti non può poi fare a meno di un angolo ristoro con cibi e bevande; pensa dunque ad accordarti con un servizio di catering che possa sopperire a questa importante necessità. È risaputo che dopo un buon caffè e con la pancia piena si lavora meglio.

Infine, non scordarti di dotare la struttura di tutto l’impianto tecnologico necessario alla tua conferenza. Luci, monitor, impianto audio e Wi-Fi sono elementi essenziali a cui non puoi assolutamente rinunciare.

Promuovi bene il tuo evento formativo

Nel 2021, la comunicazione è forse la parte più importante per la buona riuscita del tuo evento. Dopo aver individuato il target di riferimento, è dunque importantissimo riuscire ad arrivare a quante più persone possibili e comunicargli nel modo migliore intenti e finalità di ciò che stai progettando.

Per farlo, sfrutta internet e i social network. Le possibilità a tua disposizione sono molteplici: puoi creare un evento su Facebook e promuoverlo su LinkedIn; puoi attivare una newsletter; puoi accordarti con alcuni blogger per far parlare dell’evento sui loro canali; infine puoi creare e promuovere un apposito sito web. Il tutto senza mai dimenticarti la cara e vecchia promozione sul campo tramite volantini e locandine.

La comunicazione non si ferma però ai momenti antecedenti al tuo evento formativo ma deve essere costante prima, durante e dopo il convegno. Sfrutta le potenzialità di Instagram, con le sue dirette e le sue storie, per raccontare in prima persona ciò che stai facendo; crea anche un hashtag semplice ma efficace che racchiuda in sé il messaggio chiave dell’evento. A convegno concluso, raccogli pareri e feedback dei partecipanti: ti saranno utili per capire cosa migliorare in futuro nonché come materiale promozionale per il tuo prossimo evento.

Costi e ricavi: evento gratuito o a pagamento?

Ora che hai appreso tutto ciò di cui devi disporre per progettare un evento formativo, avrai sicuramente intuito che anche il più piccolo dei convegni necessita di budget per essere realizzato. Questa è un’informazione che devi tenere a mente fin dall’inizio, in quanto è proprio in base alla somma a tua disposizione che stabilirai le dimensioni del tuo evento e quali tra gli elementi di cui abbiamo parlato implementare maggiormente.

Operare una preventiva analisi costi-benefici ti aiuta a capire qual è la giusta strada da percorrere, anche per quanto riguarda la scelta di rendere il tuo evento fruibile gratuitamente o dotarlo di una quota di partecipazione.

Se non disponi del budget sufficiente per realizzare il tuo evento ma al contempo non vuoi rinunciare a niente di quanto ti sei promesso di fare, non preoccuparti: hai varie strade percorribili davanti a te. La principale è trovare uno sponsor, possibilmente in linea con gli argomenti che intendi trattare nel tuo convegno, che ti fornisca la liquidità necessaria per fronteggiare le spese. Molto in voga al giorno d’oggi sono anche le raccolte fondi e i crowfunding, da sfruttare soprattutto se intendi realizzare il tuo evento online e a pagamento.

Valuta l’idea di farti aiutare da un esperto 

Come hai potuto vedere, occorre impiegare tempo, dedizione, soldi e soprattutto esperienza per far quadrare ogni singolo elemento e garantirti un evento di formazione progettato a regola d’arte. Questo non deve però scoraggiarti dall’imbarcarti in questa impresa, molto spesso un vero e proprio punto di svolta nella propria carriera professionale.

Invece che gettare la spugna e rinunciare al tuo sogno, soprattutto per le prime volte valuta l’idea di affidarti a un’organizzazione di eventi o farti aiutare da un digital event creator. In questo modo avrai la certezza che nulla venga dimenticato e che il tuo convegno, il tuo workshop o il tuo seminario verranno pianificati e realizzati nei tempi prestabiliti.